Excelの入力ミスを防ぐ
業務でExcelを使う際、入力ミスは誰もがする可能性があります。
場合によってはミスが大きな損害につながることも。
Excelにはミスを予防する機能があり、活用することで損失を減らせる可能性があります。
当記事ではExcelの「データ検証機能」について解説します。
データ検証機能とは
データ検証機能は入力データが条件に沿っているかチェックする機能です。
検証条件に加えてエラーメッセージもカスタマイズが可能です。
サンプルデータ
今回は例として次のような売上実績表を用意しました。
一月分の取引先、売上、および発生日が記述されています。
一番下の「C屋」の取引は発生日が9月になっており、8月分のデータではありません。
間違った入力を不可能にした上で、注意を促すエラーメッセージを表示させることを目標とします。
データ検証のルール設定
データ検証を設定する対象のセルを選択した状態で「データ」タブから「データツール」内の「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」ダイアログボックスが開きます。
ここで入力値の種類を「日付」、データを「次の値の間」、開始日を「2024/8/1」、終了日を「2024/8/31」に設定します。
エラーメッセージの設定
続けて同ダイアログボックスから「エラーメッセージ」タブを選択します。
エラーメッセージとして「8月分のデータを入力してください」と記述します。
正しく入力したら「OK」を選択します。
これで選択したセルにデータ検証機能が設定されました。
テスト
データ検証が正しくおこなわれていることを確認します。
発生日に「2024/9/2」と入力すると、次のポップアップが表示されました。
入力できるのは8月分のみとなり、間違って他の月のデータが入力される事態を未然に防ぐことが可能になりました。
条件は自由に設定できるため、変更したい場合は「データの入力規則」から条件を再設定しましょう。
まとめ
本記事ではExcelのデータ検証機能について紹介しました。
- データ検証機能で入力ミスや間違いを防止できる
- データの入力規則で条件を指定する
- エラーメッセージも自由に設定できる
