メールのURLにリンクがない
ビジネスにおいてメールは重要です。
何気ないメールのやり取りでも、ちょっとしたコツを覚えておくだけで円滑なコミュニケーションへとつながります。
今回は、下記のようにサーバー等に共有したいファイルを置いて、パス又はURLを相手に伝える場合を考えます。
上記のメールには文章内のURLにハイパーリンクがありません。
これではメールの読み手が「URLをコピーし、エクスプローラを開いて貼り付ける」という手間がかかります。
もしURL内に半角カタカナが含まれている場合だと開けないリスクもあります。
このような問題を解決するため、URLを送付する際はハイパーリンクを付けることを推奨します。
わずか1ステップでリンクを作成することができます。
Outlookでのハイパーリンクの挿入方法
まずはメールで送りたいURLを「Ctrl+C」等でクリップボードにコピーします。
メールに貼り付ける際、そのまま「Ctrl+V」で貼り付けるとリンクにならない場合があるので、「Ctrl+K」を使います。
「Ctrl+K」で「ハイパーリンクの挿入」ダイアログボックスが開きます。
「アドレス」にURLを貼り付けて「OK」を選択します。
貼り付けたURLにハイパーリンクが挿入されます。
正しくリンクが挿入されました。
リンク先を確認するにはCtrlキーを押しながらクリックします。
ハイパーリンクの挿入が使えない場合
上記で示した方法が使えない場合があります。
その場合は「メールの形式」を確認します。
メールの形式
Outlookでのメールの形式は「書式設定」タブから「形式」グループで確認・変更できます。
形式が「テキスト」の場合はハイパーリンクの挿入が使えません。
「HTML」または「リッチテキスト」の場合はハイパーリンクの挿入が可能です。
メールの返信から形式を変更する方法
Outlookでは「テキスト形式」で受信したメールへの返信は自動的に「テキスト形式」になります。
返信からハイパーリンクの挿入をおこなう場合は「ポップアウト」を使用します。
「ポップアウト」後は前節同様に「書式設定」タブから形式の変更が可能です。
Check Point
- メールにURLを貼り付けるときはハイパーリンクを挿入する
- ハイパーリンクの挿入は「Ctrl+K」
- 貼り付けられない時は「メールの形式」がテキスト形式になっていないか確認する